Кадровое делопроизводство в 2026 году: что должен знать кадровик, какие документы вести и как подготовиться к проверке ГИТ

Обучение по кадровому делу

Кадровое делопроизводство в 2026 году – это не только оформление приема, переводов и увольнений. Кадровику необходимо контролировать трудовые договоры, локальные нормативные акты, кадровые приказы, учет рабочего времени, отпуска, персональные данные, хранение документов и соблюдение трудового законодательства.

Государственный контроль в сфере труда развивается в сторону риск-ориентированного подхода: Роструд использует сведения из различных государственных информационных систем, индикаторы риска и контрольные мероприятия, уделяя внимание профилактике нарушений.

Поэтому современный специалист по кадровому делопроизводству должен понимать всю систему: от оформления трудовых отношений до хранения документов и внутреннего аудита.

курсы кадровика — Кадровое делопроизводство

Содержание

Что такое кадровое делопроизводство
Какие кадровые документы нужно вести в 2026 году
Как организовать кадровое делопроизводство с нуля
Проверка ГИТ в 2026 году: что должен знать кадровик
Как подготовиться к проверке ГИТ
Какие ошибки кадрового делопроизводства создают риски
Что проверить за 30 дней до возможной проверки

Что такое кадровое делопроизводство

В зависимости от организации этим занимается кадровый отдел, отдельный специалист или сотрудник, которому соответствующие обязанности поручены.

Основные процессы:

прием работников;
заключение и изменение трудовых договоров;
переводы;
отпуска;
учет рабочего времени;
командировки;
дисциплинарные взыскания;
увольнение;
работа с персональными данными;
хранение кадровых документов;
подготовка сведений для государственных органов;
внутренний контроль.

Кадровая система должна обеспечивать последовательность: основание → документ → ознакомление работника, если требуется → регистрация → хранение.

Что должен знать кадровик в 2026 году

Блок	Что необходимо знать
Трудовые отношения	Заключение, изменение и прекращение трудового договора, отпуска, рабочее время
Кадровые документы	Договоры, приказы, ЛНА, графики и учетные формы
Документооборот	Регистрация, ознакомление, систематизация, хранение
Контроль	Самопроверка, внутренний аудит, работа с запросами ГИТ

Отдельное внимание необходимо уделять персональным данным: кадровые документы содержат значительный объем персональной информации, поэтому требования к их обработке регулируются не только трудовым законодательством.

Подобрать подходящую программу обучения по кадровому делу

Получить консультацию

Какие кадровые документы нужно вести в 2026 году

Универсального набора документов для всех работодателей нет. Состав зависит от деятельности организации, численности работников, режимов работы и других факторов.

Основные группы документов

Группа	Примеры	Что проверить
Трудовые отношения	Трудовые договоры, допсоглашения, документы по приему, переводу и увольнению	Соответствие фактическим условиям
Локальные документы	ПВТР, положения, инструкции и другие ЛНА	Актуальность и ознакомление
Рабочее время и отдых	Графики отпусков, документы по отпускам, табели	Соответствие фактическому режиму
Кадровые приказы	Приказы и распоряжения по личному составу	Основания, даты, формулировки, регистрация
Персональные данные	Локальные акты и документы по обработке данных	Законность обработки и доступ
Хранение	Номенклатура дел, кадровые дела, архив	Сроки и порядок хранения

Сроки хранения документов определяются в том числе с учетом Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Кадровое делопроизводство – это не набор отдельных файлов. Документы должны образовывать связанную систему.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Если кадровая система создается практически с нуля, сначала стоит провести инвентаризацию.

Необходимо определить:

какие кадровые процессы существуют;
кто за них отвечает;
какие документы используются;
какие документы обязательны;
где они хранятся;
кто имеет доступ;
какие применяются сроки хранения;
какие документы требуют актуализации;
какие процессы выполняются электронно;
какие риски уже существуют.

Постановка кадрового делопроизводства с нуля

Шаг 1. Определить ответственных.

Шаг 2. Провести аудит имеющихся документов и сопоставить их с фактической ситуацией.

Шаг 3. Сформировать систему локальных документов с учетом деятельности работодателя.

Шаг 4. Настроить алгоритмы оформления кадровых событий.

Шаг 5. Организовать хранение и номенклатуру дел.

Шаг 6. Ввести регулярный внутренний контроль.

Кадровое делопроизводство и электронный документооборот

Автоматизация упрощает работу, но сама по себе не гарантирует соблюдение закона.

Кадровику необходимо понимать:

на каком основании создается документ;
кто его подписывает;
когда требуется ознакомление работника;
как фиксируется кадровое событие;
где хранится документ;
допустима ли конкретная электронная форма.

Поэтому автоматизировать лучше уже понятный и юридически выстроенный процесс.

Проверка ГИТ в 2026 году: что должен знать кадровик

Государственный контроль за соблюдением трудового законодательства осуществляют Роструд и его территориальные органы.

В 2026 году необходимо учитывать общие правила государственного контроля по 248-ФЗ и специальное регулирование федерального государственного контроля в сфере труда. Действующее Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230, распространяется на 2026 год.

Контроль включает не только проверки, но и различные профилактические мероприятия.

Плановая и внеплановая проверка ГИТ

Современная система контроля использует риск-ориентированный подход и индикаторы риска. Роструд использует сведения из различных источников для оценки вероятности нарушений.

Поэтому работодателю важно не только отслеживать официальные сведения о контрольных мероприятиях, но и постоянно поддерживать кадровые документы в порядке.

Документарная проверка ГИТ

При документарной проверке ГИТ основное внимание уделяется документам и сведениям.

Для кадровой службы особенно важны:

системность документов;
возможность быстро найти нужный документ;
соответствие документов друг другу;
наличие оснований для кадровых решений;
правильность оформления;
соблюдение сроков предоставления документов.

Роструд отмечает случаи, когда непредставление запрошенных документов препятствует проведению или завершению контрольного мероприятия.

Выездная проверка ГИТ

Выездная проверка ГИТ проводится по месту нахождения или осуществления деятельности в установленных законодательством случаях.

Действующее положение предусматривает срок такой проверки в пределах 10 рабочих дней; для субъектов малого предпринимательства действуют специальные ограничения.

Основные форматы контроля

Формат	Практический акцент
Плановое мероприятие	Отслеживать официальную информацию
Внеплановое мероприятие	Определить основание и объем контроля
Документарная проверка	Обеспечить готовность документов
Выездная проверка	Организовать взаимодействие и доступ к материалам

Снизьте риски и подготовьтесь к проверке ГИТ

Получить консультацию

Как подготовиться к проверке ГИТ

Лучший способ подготовиться к ГИТ — провести внутренний аудит заранее.

Кадровое событие → правовое основание → оформление документа → ознакомление работника → регистрация → хранение → внутренний аудит → исправление несоответствий.

Такой подход позволяет управлять кадровыми рисками, а не только устранять последствия проверки.

кадровое делопроизводство, — Курсы кадровика

Чек-лист внутреннего аудита

Объект	Что проверить	Типовой риск
Трудовые договоры	Условия и реквизиты	Расхождения с фактической работой
Приказы	Основания, даты, регистрация	Несогласованность документов
ЛНА	Актуальность и ознакомление	Устаревшие редакции
Отпуска	График и документы	Несоответствие периодов
Рабочее время	Табели и режим	Расхождения с фактическим временем
Персональные данные	Обработку и доступ	Избыточный доступ
Хранение	Номенклатуру и сроки	Неправильное формирование дел

Роструд также использует проверочные листы по отдельным вопросам соблюдения трудового законодательства.

Какие ошибки кадрового делопроизводства создают риски

1. Документы не связаны между собой

Например, разные документы содержат разные сведения об одном кадровом событии.

2. Локальные документы не актуализируются

Использование устаревших шаблонов и ЛНА повышает риск несоответствий.

3. Нет системы хранения

Документы существуют, но их невозможно быстро найти и представить по запросу.

4. Кадровый учет не соответствует реальной работе

Если документы описывают одну систему, а сотрудники фактически работают иначе, это должно быть выявлено внутренним аудитом.

5. Работа только по шаблонам

Шаблон помогает оформить документ, но не заменяет понимание законодательства.

Что проверить за 30 дней до возможной проверки

Инвентаризация

Проверить трудовые договоры, допсоглашения, приказы, ЛНА, документы по отпускам и рабочему времени, увольнениям, персональным данным и хранению.

Выборочная проверка работников

Выбрать несколько кадровых дел и пройти их полностью — от приема до текущего состояния.

Проверка процессов и устранение несоответствий

Определить, кто оформляет, проверяет, подписывает, регистрирует и хранит документы. Разделить проблемы на: критичные, системные, технические. В первую очередь устранить нарушения, которые могут повлиять на соблюдение трудовых прав работников и прохождение контроля.

Подобрать подходящую программу обучения по кадровому делу

Часто задаваемые вопросы

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство — система оформления и документирования трудовых отношений, кадровых событий, учета и хранения соответствующих документов.

Что входит в кадровый учет?

Обычно прием, кадровые изменения, отпуска, рабочее время, увольнения, учет работников, оформление и хранение документов. Конкретный состав зависит от организации.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля?

Определить процессы и ответственных, провести аудит документов, сформировать систему ЛНА, настроить оформление кадровых событий и хранение, а затем проводить регулярную самопроверку.