Аттестация работников – что это и какой порядок проведения

Все имеющиеся распоряжения, письма, разъяснения касаются бюджетных структур. Нигде нет ни слова о том, обязаны ли частные компании тратить время и ресурсы на проведение аттестации работников.

Но многие работодатели уже успели оценить преимущества процедуры. Результаты аттестации часто становятся основанием для увольнения тех работников, кто по мнению руководства не справляется со своими обязанностями. Последние же могут обратиться в суд и попытаться доказать, что аттестация проведена с нарушениями.

О том, как избежать ошибок на разных этапах аттестации, речь и пойдет далее.

Что за дивный зверь «аттестация»?

Даже очень внимательное чтение Трудового кодекса не даст никакого результата. Ни в одной из глав или статей не сказано, что же представляет собой «аттестация персонала». Остается перечитывать энциклопедии. В соответствии с научными трактовками под проведением аттестации понимается оценка знаний, опыта работника, его соответствие, в конечном итоге, занимаемой должности.

Но цель аттестации заключается не только в том, чтобы выявить кандидатов на увольнение. Возможно кому-то требуется пройти переобучение, повысить квалификацию. Работодатель получает возможность определить, кого продвигать по карьерной лестнице в ближайшей или отдаленной перспективе.

Если говорить о проведении аттестации предметно, не стоит забывать о таком понятии, как «квалификация», точнее о ее трактовке в Трудовом кодексе. В ч. 1 ст. 195.1 сказано, что квалификация — это уровень знаний и умений сотрудника, способность выполнять возложенные на него обязанности. По информации из ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ уровень квалификации, позволяющий работнику выполнять определенные обязанности, определяется разработанными профессиональными стандартами.

К настоящему моменту времени профстандарты сформированы практически для всех отраслей и сфер деятельности. Но здесь нужно отметить, что если квалификационные справочники (ЕКС и ЕТКС) обязательны к применению всеми работодателями, то профессиональные стандарты нет.

Ситуация несколько изменилась после 1 июля 2016 года. С этого момента стала актуальна ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ. Она предусматривает, что предприятия и организации обязательно учитывают в работе профессиональные стандарты. Но это касается только «особых» работников: врачей и медсестер, учителей, аудиторов, воспитателей,а также ответственных и руководителей и т. д. К их квалификации на уровне закона предъявляются дополнительные требования.

Если же работодатель не обязан учитывать профстандарты, то, в соответствии с ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ, он может взять указанные нормативные акты в качестве основы при разработке собственных требований к квалификации персонала, установлении порядка проведения аттестации. При этом предприятие дополнительно учитывает функциональные обязанности работников, применяемые в работе технологии и оборудование.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что предприятие-работодатель вправе опираться как на профстандарты, так и на квалификационные справочники, если необходимо определить, может ли конкретный работник занимать определенную должность.

Аттестация обязательна?

Однозначного ответа на вопрос нет. Муниципальные, государственные структуры, финансируемые из бюджетов всех уровней, обязаны проводить аттестацию работников. Это касается школ, иных бюджетных учебных заведений, поликлиник, больниц, музеев и т. д. Частные, коммерческие предприятия в соответствии с законодательством могут обходиться и без аттестации, однако не всегда и не все.

Исключение — сферы деятельности, в которых проведение данной процедуры закреплено законодательно. Например, обязаны инициировать аттестацию персонала предприятия, занимающиеся хранением, переработкой, размещением горючих, легковоспламеняющихся веществ, компонентов, подверженных окислению и другие сферы требующие от персонала допуски. В иных случаях только руководство юридического лица решает, нужна аттестация работников или нет.

Разработка локального акта организации

Аттестация может быть добровольной или обязательной. Директорат при ее проведении вне зависимости от цели процедуры обязан руководствоваться федеральным законодательством (ТК РФ) и локальными нормативными актами. При этом обязательно учитывается мнение профсоюза или представителей рабочего коллектива. Основание — ч. 2 с. 81 ТК РФ.

На практике это означает, что организации, проводящей аттестацию работников, обязательно надлежит разработать положение, регламентирующее все аспекты процедуры. Важно учесть, кто обязан проходить аттестацию на основании закона.

Дополнительно руководство обязано учитывать положения соответствующих законов и подзаконных актов, регламентирующих периодичность и порядок проведения процедуры. Если работников, подлежащих обязательной аттестации, нет, руководство компании вправе самостоятельно решать, как выявлять лиц, не соответствующих занимаемой должности.

Но при этом следует все же учитывать ряд нормативных актов, чтобы не получать потом претензии от трудовой инспекции и не отстаивать свою позицию в судах. Эти законы, постановления приняты еще времена СССР, но до сих пор не отменены и не заменены иными нормативными актами, в том числе:

• Постановление ГКНТ СССР № 470, Госкомтруда СССР № 267 от 05.10.1973 года;
• Постановление ГКНТ СССР № 38, Госстроя СССР № 20, Госкомтруда СССР № 50 от 17.02.1986 года.

Уже были прецеденты, когда суд признавал недействительными локальные нормативные акты современных компаний из-за того, что они ухудшали положение работников в сравнении с условиями, актуальными в 70-80-х годах XX века.

Какие положения включить в локальный нормативный акт организации, чтобы документ соответствовал требованиям законодательства? Есть несколько обязательных разделов, перечисленных ниже.

Для кого аттестация не обязательна

Помимо прочих нормативных актов не стоит забывать про Постановление № 420/267, принятое еще во времена СССР. В соответствии с данным документом аттестации не подлежат лица, работающие в должности менее 12 месяцев. Если выпускник вуза направлен по распределению на предприятие, пока не закончится обязательный срок, он не будет проходить аттестацию. Работодатель не имеет права включать в списки на аттестацию женщин: беременных и с детьми до одного года.

Форма аттестации

Аттестацию персонала можно провести в любом из форматов, указанных ниже:

• собеседование с каждым работником: персональное или коллективное. Члены комиссии задают вопросы, относящиеся к занимаемой должности, квалификации. В беседе могут затрагиваться вопросы, касающиеся улучшения условий труда, если это позволит повысить качество результата;
• тестирование в письменном виде. Для каждой должности необходимо предварительно составить опросники, учитывающие специфику работы. Далее члены комиссии проверяют ответы и устанавливают уровень знаний аттестуемых работников;
• смешанный. После заполнения теста сотрудники беседуют с членами комиссии, например, отстаивают свою точку зрения по спорным вопросам.

Критерии оценки знаний

Этот вопрос является достаточно сложным. Важно учесть, кто и какую работу выполняет, что значится у него в должностной инструкции. Если, например, сотрудника приняли на должность начальника отдела, но никак не определили его обязанности, то проверить его профпригодность будет сложно.

Комиссия не может менять критерии оценки непосредственно в ходе аттестации. Работников знакомят с ними заранее.

Как проходит аттестация: порядок

Этот раздел локального нормативного акта один из самых сложных. Важно обозначить:

• порядок и сроки уведомления персонала об аттестации;
• форму протокола и порядок его заполнения;
• как знакомить работников с итогами проверки;
• будут ли члены комиссии голосовать открыто или закрыто. В первом случае аттестуемый работник присутствует при принятии решения, во втором — нет;
• в каких ситуациях работник может пройти аттестацию отдельно от коллектива (нахождение на лечении в стационаре, отсутствие в городе или стране);
• кто формирует списки сотрудников, проходящих аттестацию;
• должен ли руководитель отдела, цеха составлять характеристики на подчиненных при прохождении аттестации и т. д.

Желательно, чтобы данный раздел составил, или хотя бы проверил юрист, специализирующийся на трудовом праве.

Несколько важных моментов

Приведенный перечень разделов локального нормативного акта, регламентирующего проведение аттестации, не является исчерпывающим. Его можно дополнить, если этого требует специфика конкретного предприятия. В качестве приложений в нормативный акт можно включить образцы протоколов, характеристик, опросных листов и т. д.

Руководитель предприятия вводит локальный нормативный акт о проведении аттестаций в действие. В стандартном случае издается приказ о вступлении документа в действие. Как вариант, директор или иное лицо с соответствующими полномочиями может расписаться непосредственно на акте, поставив штамп «Утверждаю».

Здесь важно знать следующее – если нормативный документ будет заверен лицом, не имеющим на то полномочий, сотрудники имеют право опротестовать результаты прошедшей аттестации. Не будет иметь значения даже то, что процедура проведена без нарушений. Такие прецеденты уже были. Суды принимали решение в пользу работников.

Составить и подписать положение о проведении аттестации недостаточно. Информацию необходимо довести до персонала. И делать это нужно не в устной форме, а в письменной. Каждому необходимо дать акт для прочтения. Потом работники обязательно расписываются в листе ознакомления. В противном случае будет сложно доказать, что конкретный сотрудник вообще знал о предстоящей аттестации. Он может утверждать, что оценка его знаний проводилась незаконно.

Как аттестация проходит на практике

Положение, регулирующее проведение аттестации, составлено. Но на этом работа не заканчивается. Непосредственно аттестация работников проходит в несколько этапов:

• составление и утверждение приказов, нормативных актов, приложений;
• непосредственно выяснение профпригодности;
• анализ результатов, принятие мер по итогам аттестации.

Каждый этап требует отдельного рассмотрения.

Подготовка к аттестации

Начинать нужно с издания приказа о проведении аттестации. Подписывать его может либо высшее руководящее лицо, либо сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями.

Далее надлежит сформировать комиссию, которая будет проверять профпригодность работников. Недостаточно на словах сказать, что членами комиссии будут, например, начальники подразделений. Вся информация закрепляется приказом. Все члены, в том числе руководитель, его заместитель и секретарь указываются поименно.

Важный момент! Можно издать один приказ. Первым пунктом в нем объявляется о проведении аттестации, вторым назначаются члены комиссии. Это не противоречит законодательству. Работников, которых затрагивает текущая аттестация, с приказом знакомят под роспись.

Далее необходимо составить максимально подробный график. В нем указываются:

• ФИО работников, проходящих аттестацию, их должности;
• дата аттестации. Если планируется сразу аттестовать сотрудников нескольких подразделений, целесообразно для каждого выделить отдельный день. Обозначается время аттестации и место ее проведения (кабинет, актовый зал и т. д);
• какие документы необходимо иметь при себе.

В отдельной свободной графе работники должны расписаться о том, что ознакомлены с графиком. Если кто-либо заявляет, что не будет ставить подпись или соблюдать график, в присутствии свидетелей необходимо составить акт с описанием ситуации. Дополнительно отметка ставится непосредственно в графике.

Чтобы сотрудники не тратили время на сбор характеристик, отзывов коллег, эту задачу можно поручить кому-либо из членов назначенной комиссии, например, секретарю или иному лицу, занимающемуся подготовкой к проведению аттестации.

Чтобы не возникали проблемы и эксцессы непосредственно в ходе процедуры, лучше заранее объяснить сотрудникам, с какой целью проводится аттестация, какие задачи ставит перед собой руководство.

Проведение аттестации

Далее проходит непосредственно аттестация. На ней помимо работников, подлежащих проверке, присутствуют их непосредственные руководители. Если кто-либо из сотрудников, указанных в графике, не явится, либо откажется отвечать на вопросы, комиссия имеет право оценить его соответствие занимаемой должности самостоятельно.

Важный момент! Проводить аттестацию в отсутствие работника можно только при условии, что он ранее был ознакомлен с графиком и лично расписался в нем. Закон в таких ситуациях разрешает применять меры дисциплинарного воздействия.

В ходе аттестации члены комиссии разговаривают сначала с непосредственным руководителем аттестуемого работника. Предоставляемая информация может касаться не только знаний и опыта, пройденных курсов повышения квалификации, образования, но и взаимоотношений с коллегами, клиентами и т. д.

Потом члены комиссии беседуют с аттестуемым. При необходимости дается письменный тест. Важно, чтобы вопросы касались непосредственных обязанностей конкретного работника, перечисленных в должностной инструкции.

Например, бухгалтера-кассира не получится расспросить о том, как составлять баланс. Если нарушить это правило и уволить работника из-за несоответствия занимаемой должности, он имеет право обратиться с иском в суд.

Чтобы не возникали проблемы, целесообразно и вопросы, и ответы аттестуемого фиксировать в аттестационном листе. Его форму составляют заранее и утверждают приказом по предприятию. Лист может быть приложением к положению, регламентирующему проведение аттестаций работников. Под результатами должны быть подписи всех участников процесса: от сотрудника до членов комиссии. Но расписываются только те проверяющие, кто непосредственно присутствовал на заседании. Дополнительно информация, относящаяся к аттестации персонала, фиксируется в протоколе.

Обработка результатов

После завершения тестов и собеседований члены комиссии обязаны принять решение, кто соответствует занимаемой должности, а кто нет. Также они могут решить, кого включать в кадровый резерв, кому предложить руководящую должность более высокого ранга.

По каждому аттестуемому сотруднику проводится голосование в соответствии с порядком, закрепленным в положении. Принятое решение вносится в протокол. Далее остается ознакомить работников с данной информацией под роспись и внести необходимые записи в личное дело каждого.

Дополнительно результаты аттестации отображаются в приказе по предприятию. Его содержание также доводится до работников под роспись.

Короткие выводы

Аттестация персонала вне зависимости от целей, того, является ли она обязательной или проводится по инициативе руководства — сложная процедура, требующая тщательной подготовки. Необходимо разработать локальный нормативный акт, своевременно составлять графики аттестации, размещать приказы о ее проведении.

С должным вниманием нужно подойти к формированию опросных листов. Они не могут быть общими для всех. Слесарь и токарь не могут отвечать на одинаковые вопросы.

Еще один важный момент — фиксация результатов аттестации и ознакомление с ними работников. Если этого не сделать правильно и своевременно, предприятие может получить судебный иск от сотрудника, посчитавшего себя обиженным.